En vagtplan kan være fuldt bemandet og stadig være forkert. Der kan stå tre medarbejdere på gulvet, når køkkenet mangler hænder, eller seks personer på arbejde en stille time, fordi planen ikke følger salget.
Det bedste vagtplanssystem udfylder derfor ikke bare kalenderfelter. Det forbinder medarbejdernes tilgængelighed, kompetencer og faktiske timer med restaurantens bookinger, omsætning og lønbudget.
Her sammenlignes ti løsninger ud fra offentlige produktbeskrivelser og priser, kontrolleret 7. august 2026. Vi har ikke fysisk testet alle apps eller supportfunktioner. En leverandørs løfte om tidsbesparelse er ikke det samme som en uafhængig måling.
Uafhængig vurdering: Artiklen er ikke sponsoreret. Alle informationer er hentet fra offentligt tilgængelige kilder, og Gastroplan har ikke modtaget betaling, provision, produkter eller andre modydelser fra de omtalte leverandører. Udvælgelsen og vurderingerne er vores egne. Oplysninger, priser og vilkår kan ændre sig, så kontrollér altid det konkrete tilbud og den gældende aftale.
Vores bruttoliste: I markedsgennemgangen identificerede vi Planday, Workfeed, Smartplan, SameSystem, Quinyx, tamigo, Timegrip, Plangy, FlexyPlan, Intempus, Deltaplan, Planvagt, Planmatic, PowerPlan og VagtPilot. Tabellen er vores redaktionelle udvalg af ti løsninger med den tydeligste relevans for restaurantdrift og tilstrækkelige offentlige oplysninger til en første sammenligning. Bruttolisten viser alle de kandidater, vi fandt – ikke at andre leverandører umuligt kan findes.
Udvalget er ikke en rangliste over de største virksomheder. Sammenlignelige markedsandele er ikke offentlige. Vi har valgt en blanding af enkle danske systemer, etablerede hospitality-platforme og løsninger til kæder. Restaurantrelevans, dokumenterede arbejdsgange, prisgennemsigtighed og evnen til at forbinde planlagte og faktiske timer vægter højere end virksomhedens størrelse alene.
Hvad skal et vagtplanssystem løse?
Et brugbart system bør mindst kunne:
- Planlægge efter roller, kompetencer, lokationer og tilgængelighed
- Dele planen og håndtere vagtbytte uden en parallel Messenger-tråd
- Registrere faktiske møde-, pause- og sluttider
- Kontrollere relevante hviletids-, overenskomst- og virksomhedsregler
- Håndtere sygdom, ferie og andet fravær
- Eksportere korrekte timer og tillæg til løn
- Sammenholde bemanding med booking, salg eller lønprocent
Det afgørende er ikke, om alle funktioner findes, men om de bruges i ét sammenhængende flow.
Systemet skal understøtte reglerne – ikke opfinde dem
Arbejdstidsloven kræver, at arbejdsgiveren har et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system til registrering af den enkelte medarbejders daglige arbejdstid. Oplysningerne skal opbevares i fem år. Det gør stempelur og rettelseshistorik til mere end en bekvemmelighed.
Den gældende bekendtgørelse om hvileperiode og fridøgn har som hovedregel mindst 11 sammenhængende timers hvile inden for hver 24-timers periode samt et ugentligt fridøgn i tilslutning til hvilen. Der findes undtagelser og aftalemuligheder, og overenskomster kan stille yderligere krav.
Et grønt flueben i kolonnen “regelkontrol” beviser derfor ikke, at restaurantens vagtplan er korrekt. Bed leverandøren indlæse jeres virkelige regler om hvile, pauser, unge, tillæg, varsling og kompetencer. Opret derefter bevidst en ulovlig eller uønsket vagt og se, om systemet stopper den, advarer eller blot lader lederen fortsætte.
Ti systemer på den offentlige shortlist
Sådan læses tabellen: Ja betyder, at funktionen beskrives offentligt. Pakke betyder, at den findes, men først i en bestemt plan eller som modul. Integration betyder, at data udveksles med et andet system. Ikke dokumenteret betyder, at vi ikke fandt et tilstrækkeligt klart offentligt svar.
Sammenligning – del 1 af 2
| System | Vagtplan | Stempelur | Vagtbytte | Fravær | Regelkontrol |
|---|---|---|---|---|---|
| Planday | Ja | Ja | Ja | Pakke | Ja |
| Workfeed | Ja | Pakke | Ja | Pakke | Pakke |
| Smartplan | Ja | Ja | Ja | Pakke | Pakke |
| SameSystem | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Quinyx | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| tamigo | Ja | Ja | Ja | Ja | Pakke |
| Timegrip | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Plangy | Ja | Ja | Ja | Ja | Pakke |
| FlexyPlan | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Intempus | Pakke | Ja | Ikke dokumenteret | Ja | Ja |
Sammenligning – del 2 af 2
| System | Løn | POS/salg | Flere lokationer | Offentlig pris* | Binding/opsigelse* |
|---|---|---|---|---|---|
| Planday | Rapport/integration | Integration | Ja | Fra 2,99 £/bruger/md.; mindst 5 brugere | Annuller når som helst; betalt periode løber ud |
| Workfeed | Eksport/pakke | Pakke | Pakke | 0 kr. begrænset; fra 24 kr./bruger/md. årligt | 1 md. ved månedsbetaling; 1 år ved årsbetaling |
| Smartplan | Pakke/integration | Pro | Ja | Fra 149 kr./md. inkl. 10 ansatte | Ingen binding; abonnementet løber 30 dage ad gangen |
| SameSystem | Ja/integration | Integration | Ja | Tilbud kræves | Ikke oplyst offentligt |
| Quinyx | Integration | Integration | Ja | Tilbud kræves | Offentligt tysk standardvilkår: 3 år; derefter 1 år; 90 dages varsel; dansk ordre kan afvige |
| tamigo | Eksport/pakke | Integration | Ja | Fra 110 kr./lokation/md.; Standard fra 225 | 12 mdr.; 1 måneds varsel før periodens udløb |
| Timegrip | Eksport/integration | API/integration | Ja | Fra 1.600 kr./md. ved mindst 20 ansatte | Ikke oplyst offentligt |
| Plangy | Pakke | Ikke dokumenteret | Ja | Fra 18 kr./bruger/md.; mindst 129 kr. | Ingen binding; løber 30 dage ad gangen |
| FlexyPlan | Integration | Ja | Ja | Tilbud kræves | Periode og fornyelse står i aftalen |
| Intempus | Integration | Ikke dokumenteret | Ikke tydeligt | Fra 65 kr./bruger/md. + opstart fra 4.900 kr. | Månedsvis; opsig senest dagen før fornyelse |
* Priserne er synlige startpriser, normalt eksklusive moms. Startpakken indeholder ikke nødvendigvis alle de funktioner, der er markeret i rækken. Antal medarbejdere, lokationer, moduler, onboarding og integrationer kan ændre totalen. Vilkår i et konkret tilbud eller ordredokument kan afvige fra standardvilkårene. “Ikke oplyst offentligt” betyder ikke “ingen binding”.
Egnethed og de vigtigste åbne spørgsmål
| System | Bedst egnet til | Det skal afklares |
|---|---|---|
| Planday | Restauranter, hoteller og større teams med mange integrationer | Dansk pris på den nødvendige pakke, lokationer og integrationer |
| Workfeed | Små og mellemstore hospitality-teams med fokus på app og driftsdata | Om Basic, Pro eller Pro+ kræves til hele arbejdsgangen |
| Smartplan | Mindre teams, der prioriterer enkel pris og hurtig opstart | Om Basic eller Pro er nødvendig til løn, regler og POS-data |
| SameSystem | Hospitality og retail med flere lokationer | Totalpris, onboarding og den konkrete integrationspakke |
| Quinyx | Kæder og enterprise med prognoser og kompleks compliance | Pris, implementering og om løsningen er for tung til et lille team |
| tamigo | Hospitality og retail, der ønsker pris pr. lokation | Hvilken pakke der dækker regler, løn og økonomidata |
| Timegrip | Større teams med plan, tid, regler og lønintegrationer | Restaurantopsætning og samlet pris ved det faktiske medarbejdertal |
| Plangy | Mindre danske virksomheder med enkel planlægning | POS-data, løndybde og hvilke funktioner der kræver Pro/Pro+ |
| FlexyPlan | Restauranter, der allerede bruger FlexyBox | Modulpris og konsekvensen af at samle mere hos samme leverandør |
| Intempus | Virksomheder med vægt på tid, fravær og dokumentation | Vagtbytte, flere lokationer og om flowet er restaurantspecifikt nok |
Startlisten afhænger af organisationen
| Driftscase | Relevante startpunkter | Det afgørende valg |
|---|---|---|
| Én restaurant med 8–15 medarbejdere | Smartplan, Plangy og Workfeed | Enkel medarbejderapp, stempelur og korrekt løneksport kan være mere værd end avanceret prognose. Kontrollér hvilke funktioner der kræver en dyrere pakke. |
| Travl restaurant eller mindre gruppe med 20–60 medarbejdere | Workfeed, Planday, tamigo og Timegrip | Salg, bookinger og faktiske timer skal kunne sammenholdes. Her kan en billig plan uden integration blive dyr i ledertid. |
| Kæde med mange afdelinger | SameSystem, Quinyx, tamigo og Planday | Fælles regler og rapporter skal kombineres med lokale kompetencer, åbningstider og lederrettigheder. Implementering og datakvalitet bliver en del af prisen. |
| Restaurant, der allerede bruger FlexyBox | FlexyPlan og mindst én uafhængig kandidat | Direkte integration kan forenkle driften, men sammenlign med værdien af frit leverandørvalg og lettere exit. |
Planen skal følge efterspørgslen
Et system kan spare administration, men den største økonomiske værdi opstår først, når bemandingen følger restaurantens reelle belastning.
Sammenlign salget time for time med de registrerede arbejdstimer. Tag bookinger, takeaway, vejret, events og sæson med, men behold lederens mulighed for at korrigere. En algoritme ved ikke automatisk, at et selskab kræver mere service, at en ny medarbejder arbejder langsommere, eller at køkkenet har en særlig forberedelsesopgave.
Workfeed beskriver eksempelvis POS-integration, salgsmål og lønbudget i sine betalte pakker. Det er nyttigt – men værdien afhænger af, om restaurantens egne salgsdata kommer korrekt ind, og om lederen faktisk bruger dem.
Planlagt lønprocent = planlagte lønomkostninger / forventet omsætning × 100
Efter ugen bør den sammenlignes med den faktiske lønprocent. Ellers bliver prognosen aldrig bedre.
Én procentpoint er ikke en lille forskel. Ved fem millioner kroner i årlig omsætning svarer én procentpoint af lønprocenten til 50.000 kroner. Det betyder ikke, at planen blindt skal skære timer; underbemanding kan koste salg, kvalitet og medarbejdere. Systemets værdi er at vise, hvor afvigelsen opstår – stille timer, overarbejde, for lange overlap eller et køkken, der mangler den rette kompetence.
Regn hele omkostningen – også lederens tid
Prisen kan være pr. medarbejder, pr. lokation eller pr. modul. Brug derfor én fælles formel:
Årlig systempris = grundpris pr. afdeling + aktive medarbejdere × brugerpris + integrationer + stempelur/hardware + onboarding
Læg derefter de skjulte omkostninger til: lederens tid på planen, rettelser til løn, dobbeltindtastning, SMS-beskeder, misforståede vagter og manuel eksport.
Et dyrere system kan være billigst, hvis det forhindrer lønfejl og sparer flere ledertider. Et billigt system kan være helt rigtigt, hvis teamet er lille og behovet enkelt.
Giv alle leverandører den samme prøveuge
Opret ikke kun tre pæne standardvagter. Brug en realistisk uge med:
En medarbejder, der melder sig syg to timer før service.
To medarbejdere, som ønsker at bytte vagter.
En ny medarbejder med begrænsede kompetencer.
En dag med stor booking og en dag med usikker efterspørgsel.
Pauser, aften- og weekendtillæg samt relevante hviletidsregler.
Faktiske ind- og udstemplinger, som afviger fra planen.
Eksport til restaurantens virkelige lønsystem.
Lad både en leder og to medarbejdere bruge prøveperioden. Det system, som kun er let for administratoren, kan stadig skabe mange spørgsmål i hverdagen.
Konklusion: Den bedste vagtplan bliver bedre efter hver uge
Smartplan er et stærkt første kig for et lille team med fokus på enkel pris. Workfeed er interessant for restauranter, der vil koble plan, medarbejderapp og driftsdata. Planday er relevant, når bredden og integrationerne vægter. Kæder bør sammenligne SameSystem og Quinyx, mens tamigo giver et prisgennemsigtigt alternativ pr. lokation.
Den endelige vinder kan først vælges, når den har håndteret restaurantens prøveuge og afleveret korrekte timer til løn. Et godt vagtplanssystem laver ikke bare en plan hurtigere. Det gør forskellen mellem forventet og faktisk drift synlig.
Gastroplan hjælper restauranter med at omsætte booking, salg og arbejdsopgaver til et konkret bemandingsbehov, før system og pakke vælges.
Kilder
- Retsinformation: Arbejdstidsloven og registrering af arbejdstid
- Retsinformation: Hvileperiode og fridøgn
- Workfeed: Pakker, priser og funktionsgrænser
- Smartplan: Pakker og priser
- Leverandørernes officielle produkt- og prissider, som er linket direkte i tabellen
